ЕФС-1: как заполнить и сдать отчёт в СФР бесплатно

Из чего состоит ЕФС-1 и когда сдавать в 2026 году

С 2026 года действует обновлённая форма (приказ СФР от 17.11.2025 № 1462): изменились некоторые коды, а сведения об отпуске по уходу за ребёнком теперь входят в годовые сведения о стаже. Поэтому для отчётов 2026 года нужна свежая версия программы. Основные части формы:

• Подраздел 1.1 — кадровые мероприятия (бывший СЗВ-ТД). Приём, увольнение, начало и окончание договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня. Перевод и другие события — до 25-го числа следующего месяца.
• Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже (бывший СЗВ-СТАЖ). Раз в год, до 25 января следующего года: за 2026 год — до 25 января 2027 года.
• Подраздел 1.3 — сведения о зарплате работников государственных и муниципальных учреждений. Сдают только бюджетные организации.
• Раздел 2 — взносы на страхование от несчастных случаев (бывший 4-ФСС). Ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала. В 2026 году с учётом выходных: 27 апреля, 27 июля, 26 октября; за год — до 25 января 2027 года.
• Если у Вас 10 сотрудников и меньше, сдавать можно и на бумаге. Больше 10 — только в электронном виде с квалифицированной электронной подписью.

Что понадобится

• Компьютер с Windows: программа «Документы ПУ-6» работает на Windows Vista и новее (версии для macOS и Linux пока нет). Для неё нужны Microsoft .NET Framework 4.6, Visual C++ 2010 (x86) и драйвер VFP OLEDB — ссылки есть на странице программы.
• Квалифицированная электронная подпись: руководителя (от ФНС) или сотрудника вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
• Средства подписи для браузера: КриптоПро CSP и КриптоПро ЭЦП Browser plug-in (или ViPNet CSP с ViPNet PKI Client), драйверы токена.
• Подтверждённая учётная запись организации на Госуслугах. Сотрудник, который сдаёт отчёт, должен быть в организации и в группе доступа «Пользователь ЛК Страхователя» системы ЕЦП — её назначает администратор организации на Госуслугах.

Шаг 1. Установите программу «Документы ПУ-6»

Программу бесплатно публикует отделение СФР по Республике Коми — на странице для работодателей sfr.gov.ru/branches/komi/info/~rabotodatelam/2014. Ею пользуются работодатели по всей стране: файлы формируются по общероссийскому формату СФР и принимаются любым отделением. Актуальная версия на момент написания — 1.2.18.1611 от 30.09.2026; кроме ЕФС-1 она готовит и другие формы персонифицированного учёта.

Скачайте архив, распакуйте и запустите установку. Если старая версия уже стоит, при установке укажите папку, где лежит предыдущая версия, — так сохранятся справочники и введённые сотрудники. Перед каждой отчётной датой проверяйте, не вышла ли новая версия: СФР регулярно меняет форматы.

Шаг 2. Заполните ЕФС-1 в программе

1. Заполните реквизиты организации: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОГРН, наименование и данные руководителя. Регномер СФР есть в уведомлении о регистрации или в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
2. Внесите сотрудников: ФИО и СНИЛС должны точно совпадать с данными фонда — это самая частая причина отказа.
3. Создайте документ ЕФС-1 и выберите нужную часть: подраздел 1.1, 1.2 или раздел 2.
4. Для подраздела 1.1 укажите вид мероприятия (приём, перевод, увольнение и т. д.), его дату, должность, код по ОКЗ и основание — вид, дату и номер приказа.
5. Для подраздела 1.2 — периоды работы за год и коды особых условий, если они есть. Для раздела 2 — базу, тариф и суммы взносов на травматизм за период.

Шаг 3. Проверьте файл и выгрузите XML

Чтобы кабинет страхователя принял файл, в настройках программы включите галочку «Выгружать в формате ЕЦП». Перед выгрузкой проверьте отчёт: проверка через ПО ПД встроена в меню «Сервис» (саму программу проверки ПО ПД нужно скачать отдельно на сайте СФР в разделе для страхователей), а при экспорте ЕФС-1 файл тоже можно проверить автоматически.

Исправьте всё, что нашла проверка, и только потом выгружайте XML. Файл с ошибками кабинет либо не примет, либо фонд откажет в приёме позже — а срок сдачи при этом продолжит идти.

Шаг 4. Отправьте отчёт через кабинет страхователя

1. Откройте lk-new.sfr.gov.ru — СФР советует делать это в режиме «инкогнито». Войдите через Госуслуги и выберите организацию, от имени которой работаете.
2. Откройте модуль «ЛК Страхователя», вкладку «Отчеты» и нажмите «Добавить отчет». Выберите ЕФС-1, нажмите «Добавить», затем «Создать новый».
3. Нажмите «Загрузить отчет», выберите или перетащите XML-файл из программы, нажмите «Загрузить» и подтвердите «Да». После загрузки отчёт уже нельзя изменить — только отправить.
4. Нажмите «Отправить» и подтвердите «Да». Отчёт подписывается Вашей электронной подписью: токен должен быть вставлен, а КриптоПро и плагин — установлены.
5. Чтобы проверить статус, скопируйте «Идентификатор процесса» из блока «Общие сведения», вставьте его в фильтр «ИД процесса» таблицы «Отчеты» и нажмите «Применить».

Можно и без программы: заполнение прямо в кабинете

Если событие одно-два — например, приняли одного сотрудника, — ЕФС-1 удобно заполнить вручную прямо в кабинете страхователя. Нажмите «Создать новый»: данные организации подставятся сами. Укажите сведения о руководителе, нажмите «Продолжить» и заполните нужный раздел («1.1 ТД, 1.2 СТАЖ, 1.3 БЮДЖ» или «4-ФСС»).

Затем нажмите «Подписать и отправить», дождитесь печатной формы, нажмите «Подписать» и выберите сертификат. После подписания на печатной форме появится синий штамп электронной подписи — отчёт подан. Для регулярной отчётности по многим сотрудникам удобнее программа: справочники сохраняются, и данные не приходится вводить заново.

Частые ошибки

• Кабинет не открывается или нет нужной организации — учётная запись не добавлена в группу доступа «Пользователь ЛК Страхователя». Или у неё сразу две роли (пользователь и администратор): по инструкции СФР роль должна быть ровно одна.
• Файл не загружается — выгрузка не в формате ЕЦП или старая версия программы, которая не знает формат 2026 года.
• Не получается подписать — не установлен КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, истёк сертификат, нет цепочки доверия или браузер не поддерживает плагин.
• Отчёт отклонён — расхождения в ФИО и СНИЛС, неверный код ОКЗ, ошибки в датах. Проверяйте файл через ПО ПД до отправки.
• Отчёт подписал сотрудник без доверенности — для подписи от имени организации нужна МЧД. Руководителю с подписью от ФНС доверенность не нужна.
• Пропущен срок — СФР штрафует на 500 ₽ за каждого работника, по которому сведения опоздали или содержат ошибки; должностное лицо может получить ещё штраф 300–500 ₽.

Частые вопросы

По теме

Настройка ЭДО — от 1 500 ₽, оплата по факту